Wordt jouw congres een succes? Dit hangt van veel factoren af. Natuurlijk zijn er veel grote beslissingen om te nemen. Wat is het thema? Welke sprekers komen er? Dat zijn de eerste punten waarop de bezoekers bepalen of ze komen. Maar tijdens het congres zelf zijn er ook, op het oog, kleine dingen die toch veel invloed hebben op hoe de bezoekers het ervaren.

Soepele registratie

Papieren tickets zijn verleden tijd. Iedereen heeft een smartphone bij zich waar het ticket op getoond kan worden. De gemiddelde congresbezoeker heeft daarnaast ook een tablet of laptop bij om aantekeningen te maken of om tussendoor nog te werken. Genoeg mogelijkheden dus om het ticket digitaal te laten zien. Ten eerste scheelt dit een hoop papierverspilling. Ten tweede kost het minder tijd om opgevouwen zelf geprinte formulieren te ontcijferen, denk aan gevallen dat de inkt bijna op was of een vouw die precies op het scangedeelte zit etc.

Waar moet ik zijn?

Hang bij elke zaal een tijdschema op met welke lezing of workshop er op welk tijdstip te volgen is. Dit is typisch iets waarvan je denkt dit last minute op de dag zelf nog in orde te maken. Maar een velletje dat met een plakbandje aan de deur gehangen is ziet er niet mooi en professioneel uit. Gebruik een kaarthouder, dit ziet er veel netter uit. Loop voor de start van het congres het gebouw eens na om te controleren of alles goed aangegeven staat. Het lijkt een simpele taak maar hiermee straal je professionaliteit uit en maak je een goede indruk op de bezoeker.

Wie is wie

Naambadges. Onmisbaar tijdens een interactieve workshop of netwerkborrel. Je kunt iedereen wel vragen zijn naam op een A4-tje te schrijven en dit gevouwen voor je op tafel te zetten. Maar hoe vaak waaien deze provisorische naamkaarten van tafel af of vallen ze om omdat de vouwtechniek niet zo goed was. Gebruik daarom stevige naamkaarthouders. Leg er voor iedereen een op maat gesneden kaart en viltstift naast om de naam in te vullen. Bij elke ronde en nieuwe groep kan er gewoon weer een nieuwe kaart ingeschoven worden.

Tijdens een borrel zijn naamkaartjes om op te spelden super handig. Vraag deelnemers zich vooraf te registreren zodat je de naam, bedrijf en functie weet. Dan kun je ze vooraf laten drukken en uitdelen bij binnenkomst. Tijdens een netwerkevent schud je zo veel handen op een dag, onmogelijk om al die namen te onthouden. Even spieken op de naambadge mag dus best.