Steeds vaker is werk flexibel. Flexibele tijden en flexibele plekken vragen dan ook om een flexibele digitale omgeving. Hoe bereik je dit effectief?

Werk in de cloud

De sleutel voor flexibel werk is een vorm van cloud. Dit staat toe dat bestanden snel en gemakkelijk gedeeld kunnen worden. Bovendien kunnen mensen vanuit elke plek met een internet verbinding aan de slag. Daarnaast kunnen verschillende mensen tegelijkertijd aan de slag in hetzelfde bestand. Zo kunnen mensen makkelijker samenwerken. Bovendien is de opslag ruim schaalbaar, waardoor je gemakkelijk de ruimte kan krijgen die je nodig hebt. Dit bespaart ook op de aanschaf van servers.

Ga voor de laptop

Op het moment dat je staf uitgerust is met een zakelijke laptop kunnen ze makkelijk aan de slag op verschillende plekken binnen het pand. Het is verleidelijk om mensen met hun persoonlijke laptop aan de slag te laten gaan. Daar kleven echter een aantal nadelen aan. Een belangrijk aspect is veiligheid. Op het moment dat een computer toegang heeft tot de cloud kan malware van het apparaat overgedragen worden. Een zakelijke laptop moedigt zakelijke gebruik aan. Zo kunnen mensen op hun persoonlijke laptop downloaden wat ze willen zonder dat hier beleid voor hoeft te komen. Dat idee dat een zakelijke laptop zakelijk gebruik aanmoedigt werkt ook door in andere aspecten. Zo is de verleiding minder sterk om andere activiteiten uit te voeren ermee. Het feit dat een spel er niet op staat of dat Facebook niet als automatische suggestie verschijnt zijn de drempels die het gebruik ervan verminderen. Daardoor zijn je mensen langer productief, wat goed is voor u en voor hen zelf. Bovendien biedt een uniforme werklaptop de mogelijkheid om docking stations te plaatsen. Deze maken flexibel werken nog gemakkelijker omdat men niet met kabels in de weer hoeft om de laptop aan de monitor te verbinden maar met een simpele klik aan de slag kan.

Ondersteun

Om mensen te helpen met flexibel werken is het belangrijk om ondersteuning te bieden. De kostenbesparende aspecten ervan worden soms negatief opgevat. Veel mensen hechte waarden aan het hebben van hun desktop op hun plek. Op het moment dat ze dan een probleem ervaren met die nieuwe opzet kan dit vervallen in negatieve opvattingen. Het is verleidelijk om informatie in de vorm van centrale documenten op te leveren. Deze zijn echter vaak lastig te navigeren, wat tijd en energie kost. Moedig medewerkers die goed omgaan met de techniek om hun collega’s te helpen. Denk aan ene buddysysteem waar ervaren mensen toegewezen worden aan minder ervaren collega’s.